Οι ρόλοι σε μια συνάντηση Toastmasters

Oι ρόλοι αποτελούν καίριο κομμάτι του εκπαιδευτικού συστήματος των Toastmasters και τηρούνται σύμφωνα με το εγχειρίδιο Competent Leadership (CL) το οποίο χρησιμοποιείται παράλληλα με το εγχειρίδιο Competent Communication (CC). Για την τήρηση του προγράμματος κάθε συνάντησης, όσοι αναλαμβάνουν ρόλους είναι απαραίτητο να βρίσκονται στο χώρο της συνάντησης 15’ νωρίτερα.

Συντονιστής

  Ο Συντονιστής είναι ο παρουσιαστής και βασικός υπεύθυνος για την τήρηση της ομαλής ροής του προγράμματος-ατζέντας της συνάντησης. Παράλληλα παρεμβαίνει με αυθόρμητα ή/και προσχεδιασμένα σχόλια, που συντελούν στο ευχάριστο και θετικό κλίμα. Πριν την έναρξη της συνάντησης συλλέγει τις -προαιρετικές- σημειώσεις των παρουσιάσεων των ομιλητών. Πριν καλέσει τον ομιλητή στο βήμα, δίνει το λόγο στον αξιολογητή του για να παρουσιάσει τους στόχους της ομιλίας. Σε συνεργασία με τον χρονομέτρη αποφασίζει για το 10λεπτο διάλειμμα και κηρύττει την έναρξη του δεύτερου μέρους της συνάντησης μετά τη λήξη του. Υπενθυμίζει τις ψηφοφορίες και τις ομαδικές αξιολογήσεις και, με τον Υπεύθυνο Οργάνωσης, καταμετρά τις ψήφους για τον καλύτερο ομιλητή και τον καλύτερο ομιλητή αυθόρμητου λόγου. Τέλος, δίνει τα αποτελέσματα στο Γενικό Αξιολογητή.

Για να αναλάβει κάποιος τον ρόλο του συντονιστή πρώτου μέρους θα πρέπει να εχει ολοκληρώση την 4η ομιλία του βασικού εγχειριδίου.

Ομιλία

Ο ομιλητής μελετά στο εγχειρίδιο τις οδηγίες της ομιλίας που έχει αναλάβει και επιλέγει ένα θέμα της αρεσκείας του και που να προσφέρεται για εξάσκηση στις απαιτήσεις της συγκεκριμένης ομιλίας. Ανάλογα με το επίπεδό του μπορεί να χρησιμοποιήσει και σημειώσεις, εάν το κρίνει απαραίτητο. Πριν τη συνάντηση παρέχει – προαιρετικά – στον συντονιστή στοιχεία και πληροφορίες για την παρουσίασή του πριν ανέβει στο βήμα. Πριν την ομιλία παραδίδει το ατομικό του εγχειρίδιο στο μέλος που θα κάνει την αξιολόγηση, ενώ στο τέλος το δίνει και στον/ην Αντιπρόεδρο Παιδείας για υπογραφή. Αξιολόγηση (με σύντομη σημείωση) μπορούν δυνητικά να παρέχουν όλα τα μέλη καθώς και όλοι οι επισκέπτες της συνάντησης.  (χρόνος ανάλογος με το στάδιο του ομιλητή και του εγχειριδίου του)

Αυθόρμητος λόγος (6’-8’ η ενότητα)

Ο υπεύθυνος για την προετοιμασία θεμάτων αυθόρμητου λόγου μπορεί να ζητήσει:

Άποψη καλώντας διαδοχικά 3 εθελοντές να εκφράσουν τη άποψή τους χωρίς καμία προετοιμασία (χρόνος, 1’-2’ ο καθένας) . Το θέμα δεν είναι κοινό για όλους και μπορεί να είναι μια λέξη, φράση, ρητό, παροιμία, εικόνα κ.λ.π. Επιλέγονται θέματα γενικού ενδιαφέροντος που μπορούν να απαντηθούν εύκολα.

Αντιλογία  με θέμα που προσφέρεται για αντιπαράθεση (έως 8’ συνολικά). Ο υπεύθυνος για την ενότητα μπορεί να κάνει μια εισαγωγική ομιλία (1’-2’) με επιχειρηματολογία υπέρ ή κατά, χωρίς απαραίτητα να είναι υπέρ της θέσης που παίρνει. Στην συνέχεια καλούνται εθελοντές ομιλητές  για συμφωνία ή διαφοροποίηση ως προς την αρχική θέση του θέματος, επίσης χωρίς να εκφράζουν υποχρεωτικά την προσωπική τους θέση (1’-2’ ο καθένας). Έμφαση δίνεται στην έκφραση και την επιχειρηματολογία  και όχι στην άποψη αυτή καθαυτή.

Σημείωση: Δίνεται προτεραιότητα  σε επισκέπτες και μέλη τα οποία δεν έχουν αναλάβει άλλο ρόλο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Αξιολογητής

Μετά τις τρεις (3) πρώτες ομιλίες τους, όλα τα μέλη μπορούν να αναλάβουν το ρόλο του αξιολογητή μιας προετοιμασμένης ομιλίας. Ο αξιολογητής μελετά πριν τη συνάντηση τις απαιτήσεις της συγκεκριμένης ομιλίας, ώστε να επισημάνει τα κριτήρια της αξιολόγησης. Προτού πάρει ο ομιλητής το λόγο, ο αξιολογητής ενημερώνει τους παρευρισκόμενους σχετικά με τους στόχους της συγκεκριμένης ομιλίας. Κατά την διάρκεια της ομιλίας παρακολουθεί προσεκτικά, κρατώντας παράλληλα σημειώσεις στο εγχειρίδιο του ομιλητή διερευνώντας το κατά πόσο ο ομιλητής πέτυχε τους στόχους της συγκεκριμένης ομιλίας του και όχι τους γενικούς κανόνες μιας επιτυχημένης ομιλίας.

Ο αξιολογητής μπορεί να βοηθηθεί από τις συγκεκριμένες ερωτήσεις που υπάρχουν στο εγχειρίδιο. Πριν κάνει τις πρώτες του αξιολογήσεις συμβουλεύεται το εγχειρίδιο «Effective Evaluation» και προαιρετικά εφαρμόζει την τεχνική «σάντουιτς», αρχίζοντας και τελειώνοντας την αξιολόγηση του με θετικά σχόλια. (χρόνος 2-3’ ανά αξιολόγηση)

Σημείωση: Η αξιολόγηση είναι προσωπική άποψη του κάθε αξιολογητή και δεν αντανακλά υποχρεωτικά την ποιότητα της ομιλίας που αξιολογείται

Γενικός Αξιολογητής

Ο γενικός παρακολουθεί την εξέλιξη της συνάντησης και καταγράφει τις παρατηρήσεις του. Ανεβαίνει στο βήμα και αναλαμβάνει το ρόλο του συντονιστή στο δεύτερο μέρος της συνάντησης. Καλεί διαδοχικά τους αξιολογητές των ομιλιών, ζητάει την αναφορά των βοηθών του (χρονομέτρη, μετρητή χασμωδιών, γλωσσικού επιμελητή) και στη συνέχεια δίνει μια ομιλία 2’-3’, στην οποία διατυπώνει τα σχόλιά του, τόσο ως προς τα θετικά της συνάντησης, όσο και για τα σημεία που επιδέχονται βελτίωση. Ο σκοπός του είναι να συμβάλει στη διόρθωση κάποιων – λιγότερο ή περισσότερο σημαντικών- λεπτομερειών των συναντήσεων του ομίλου. Στο τέλος, ανακοινώνει τα αποτελέσματα από τις ψηφοφορίες.

Χρονομέτρης

Ο χρονομέτρης ειδοποιεί τους ομιλητές με χρωματιστά φώτα ή αντίστοιχες καρτέλες, για το κατώτερο (πράσινο), μέσο (κίτρινο) και ανώτατο (κόκκινο) όριο του χρόνου που έχουν στη διάθεσή τους. Όταν μια ομιλία διαρκεί 1 με 2 λεπτά, το πράσινο ανάβει στη συμπλήρωση των 60’’, το κίτρινο στο 1½ λεπτό και το κόκκινο στα 2 λεπτά. Όταν η ομιλία διαρκεί 5 με 7 λεπτά τα χρώματα ανάβουν στο 5ο, στο 6ο και στο 7ο λεπτό αντίστοιχα.

Το πράσινο σηματοδοτεί την χρονική εγκυρότητα μιας ομιλίας. Αν ο ομιλητής κλείσει την ομιλία του πριν ανάψει το πράσινο φως, δεν μπορεί να λάβει μέρος στην ψηφοφορία για καλύτερο ομιλητή της ημέρας. Με το άναμμα του κόκκινου ο ομιλητής έχει στη διάθεσή του 30’’ για να κλείσει την ομιλία και να παραμείνει έγκυρος. Εάν ο ομιλητής ξεπεράσει και τα τελευταία 30’’ της υπέρβασης του χρόνου του, τότε ο χρονομέτρης τον ειδοποιεί ανοιγοκλείνοντας το κόκκινο φως και εκ των πραγμάτων αυτοεξαιρείται από τη διαδικασία ψηφοφορίας.

Επιπροσθέτως, ο χρονομέτρης σε συνεργασία με τον συντονιστή τηρεί το χρόνο του 10λεπτου διαλείμματος. Κατά τη διάρκεια της Γενικής Αξιολόγησης ο χρονομέτρης καλείται να κάνει απολογισμό αναφέροντας τους χρόνους κάθε ομιλίας, καθώς και τις περιπτώσεις ακύρωσης (χρόνος έως 2′).

Σημείωση: Όλες οι ομιλίες αξιολογούνται ανεξάρτητα απο την χρονική εγκυρότητά τους.

Γλωσσική επιμέλεια

Ο σκοπός του γλωσσικού επιμελητή είναι να επισημάνει γλωσσικά, γραμματικά και συντακτικά λάθη που έγιναν κατά την διάρκεια των ομιλιών, έτσι ώστε να αποφευχθούν μελλοντικά. Επισημαίνει επίσης λέξεις, φράσεις και εκφραστικά μέσα (μεταφορές, παρομοιώσεις κλπ) που εντυπωσιάζουν με την ορθότητα ή/και την ομορφιά τους. Για την ολοκλήρωση του έργου του ζητά και την συνεισφορά των υπόλοιπων μελών και επισκεπτών.

Ο απολογισμός γίνεται κατά τη διάρκεια της Γενικής Αξιολόγησης (χρόνος έως 2′).

Μέτρητης των «α»

Καταμετρά όλους τους αναίτιους ήχους, τα γεμίσματα των κενών («αααα», «εεεε», «μμμμ» κλπ), την επανάληψη λέξεων, καθώς και το «τράβηγμα» των καταλήξεων μετρώντας για όλους ανεξαιρέτως (εφόσον μιλήσουν), αλλά πάντα ατομικά. Συχνά στους Toastmasters χρησιμοποιείται η σχετικά συγγενική έννοια «χασμωδία» για να αποδοθούν όλα τα παραπάνω με μια λέξη. Κατά τη Γενική Αξιολόγηση αναφέρεται ο συνολικός αριθμός χασμωδιών ανά ομιλητή και όχι ανά ομιλία (χρόνος έως 2′).

Ανέκδοτο

Κάθε συνάντηση ξεκινά εύθυμα, με ένα απο τα μέλη να αφηγείται ένα ανέκδοτο. Για την ομαλή διεξαγωγή της συνάντησης, ο αφηγητής αποφεύγει να αναφερθεί σε ευαίσθητα θέματα τα οποια ενδεχομένως να ειναι ενοχλητικά για κάποιον απο τους παρευρισκομένους.

Λέξη της ημέρας

Στην αρχή κάθε συνάντησης  ο υπεύθυνος του ρόλου διαλέγει μια εύχρηστη λέξη, η οποία προσθέτει ποικιλία στον καθημερινό λόγο. Εν συντομία δίνει την ετυμολογία της λέξης από λεξικό, και κάποια παραδείγματα χρήσης αν κρίνεται απαραίτητο. Αν υπάρχει πίνακας στην αίθουσα της συνάντησης γράφει ευανάγνωστα τη λέξη ή τη φέρνει τυπωμένη σε ένα χαρτί μεγέθους Α4 και την αναρτά ώστε να τη βλέπουν όλοι.

Οι παρευρισκόμενοι καλούνται να χρησιμοποιήσουν τη λέξη όσο περισσότερες φορές μπορούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ο υπευθυνος του ρόλου καταμετρά πόσες φορές χρησιμοποιήθηκε η λέξη και από ποιους, και ανακοινώνει τα αποτελέσματα κατά τη Γενική Αξιολόγηση (χρόνος εως 2′). Συνηθίζεται την λέξη της ημέρας να την επιλέγει ο γλωσσικός επιμελητής.

Ρητό

Στην αρχή κάθε συνάντησης, ο υπεύθυνος του ρόλου αναφέρει ένα ρητό ή αποφθεγμα, κανοντας και ένα επιγραμματικό σχόλιο (χρόνος έως 2′).